Naar hoofdinhoud gaan

​
Overzicht

Dit playbook beschrijft het volledige interne proces voor het plannen, uitvoeren en opleveren van een Brand Fotoshoot bij Oase Creative. Het omvat alle stappen vanaf het moment dat het intakeformulier via Slack binnenkomt, tot aan de nabewerking, opslag en finale levering aan de klant. Er zijn meerdere varianten van deze dienst:
  • Studio fotoshoot
  • Op locatie
  • Met of zonder modellen
  • Commerciële / lifestyle / productfotografie De workflow hieronder is toepasbaar op alle varianten.

​
Stap 1: Ontvangst Intakeformulier via Slack

Wanneer de klant het Brand Fotoshoot formulier invult, komt dit automatisch binnen in de juiste Slack‑channel (#intakes, #projects of toegewezen kanaal).

​
Wat staat in het intakeformulier:

  • Type shoot (studio, lifestyle, product, outdoor)
  • Locatie(s) voorkeur
  • Het doel van de shoot (branding, website, commercial, packaging)
  • Eventuele moodboards
  • Benodigde modellen (ja/nee)
  • Producten die gefotografeerd worden
  • Deadline / gewenste opleverdatum
  • Contactgegevens klant

​
Acties:

  1. Projectmanager leest het formulier volledig door.
  2. Slaat het intakeformulier op in de juiste Google Drive-projectmap.
  3. Plaatst een bericht in Slack om een fotograaf te selecteren.

​
Stap 2: Interne Teamselectie

​
Doel:

Met het team bepalen wie de beste fotograaf / creatief is voor:
  • het type shoot
  • de gewenste stijl
  • de locatie
  • de planning

​
Acties:

  • Projectmanager deelt het formulier in Slack.
  • Team kijkt wie beschikbaar is én het beste past qua stijl.
  • Fotograaf wordt toegewezen.
  • Eventuele visagist, model of assistent wordt toegevoegd.
Gebruik interne referentiedossiers om te bepalen welke fotograaf het beste aansluit bij de stijl van de klant.

​
Stap 3: Voorbereiding en Planning

​
3A. Shoot datum inplannen

  • Contact opnemen met klant (altijd via …@oasecreative.nl).
  • Datum + tijd bevestigen.
  • Locatie bevestigen (bij klant, in studio of extern).

​
3B. Locatie & modellen regelen

Indien van toepassing:
  • Locatie huren of toestemming bevestigen.
  • Model(len) boeken via partnerbureau.
  • Reisplanning maken (reiskosten + parkeerkosten).

​
3C. Shotlist opstellen

Shotlist wordt gebaseerd op:
  • Intakeformulier
  • Moodboards
  • Deliverables (website banners, social, packaging composities etc.)

​
Voorbeeld shotlist:

  • Packshots (product vrijstaand)
  • Lifestyle sfeerfoto’s
  • Detail close-ups
  • Product + model
  • Product in gebruik
  • Branding sfeerbeelden
Belangrijk: shotlist vooraf laten goedkeuren door klant.

​
Stap 4: Gear & Techniek Voorbereiden

De projectmanager checkt of alle benodigdheden aanwezig zijn voor de fotograaf.

​
Gear checklist:

  • Camera body’s (2 stuks aanbevolen)
  • Lenzen (24-70mm, 50mm, 85mm, macro)
  • SD-kaarten
  • Reservebatterijen
  • Batterijladers
  • Flitsers of continu‑lampen
  • Softboxes & diffusers
  • Reflectieschermen
  • Statief
  • Tethering kabels
  • Achtergrondpapier of backstage‑drops
  • Reinigingsdoekjes / luchtblazer
  • Powerbanks / verlengsnoeren
Tip: De dag vóór de shoot wordt de gear altijd getest.

​
Stap 5: Brand Fotoshoot Uitvoeren

​
Op locatie:

  • 10–20 minuten eerder aanwezig.
  • Locatie verkennen en lichtopstelling bepalen.
  • Shotlist klaarzetten op telefoon / iPad.
  • Klant kort meenemen door planning.

​
Tijdens de shoot:

  • Foto’s schieten volgens shotlist.
  • Variatie in standen, belichting en composities.
  • Klant tussentijds voorbeeldfoto’s tonen.
  • Extra foto’s maken indien klant opties wenst.

​
Na de shoot:

  • Check alle foto’s vóór vertrek.
  • Back-up maken op laptop of SSD.

​
Stap 6: Nabewerking (Post-Production)

De fotograaf is verantwoordelijk voor:
  • Selecteren van beste beelden
  • Retoucheren
  • Correcties uitvoeren (belichting, kleur, contrast)
  • Reiniging (stof, krassen, oneffenheden verwijderen)
  • Exporteren in juiste formaten:
  • Social media (JPG / 3000px breed)
  • Website (geoptimaliseerd)
  • Print (300 DPI)
  • Vrijstaand PNG (indien nodig)
Oase standaard bewerkingen zijn incl. nabewerking, zoals vermeld in de leaflet.

​
Stap 7: Uploaden naar Google Drive

De fotograaf uploadt:

​
1. Onbewerkte foto’s

  • Map: RAW / Onbewerkt

​
2. Bewerkte foto’s

  • Map: Final / Bewerkt

​
3. Extra bestanden

  • Vrijstaande PNG’s
  • Crops voor website banners
  • Variaties per format

​
Bestandsstructuur:

/Projects
/[Klantnaam]
/Brand Fotoshoot
/RAW
/Preview
/Final
/Export

​
Stap 8: Oplevering aan de klant

​
Projectmanager stuurt:

  • Link naar Google Drive
  • Uitleg over mappenstructuur
  • Optionele samenvatting van shoot
  • Eventuele opmerkingen voor webteam (indien website volgt)

​
Opleverformaten:

  • JPG (bewerkte beelden)
  • PNG (vrijstaand indien afgesproken)
  • Eventuele TIFF voor print
  • Alle RAW bestanden optioneel of op aanvraag

​
Best Practices

  • Zorg altijd voor dubbele back‑ups.
  • Let op consistentie in kleurprofielen (sRGB voor web).
  • Wees flexibel op locatie en pas licht aan omstandigheden aan.
  • Maak extra variaties als de klant twijfelt.
  • Documenteer settings zodat beelden reproduceerbaar zijn.
  • Communiceer proactief via Slack met het projectteam.

​
Samenvatting Workflow

  1. Intakeformulier via Slack ontvangen
  2. Teamselectie fotograaf
  3. Planning + locatie + modellen
  4. Shotlist opstellen
  5. Gear checklist uitvoeren
  6. Fotoshoot uitvoeren
  7. Nabewerking
  8. Upload in Google Drive
  9. Oplevering naar klant
Belangrijk: Update alle stappen in Slack zodat het team volledig op de hoogte blijft.